前回、オリジナルテンプレートによるスケジュールの使い方について紹介しましたが、ある程度自分の使い方にあったフォーマットがある方が書きやすいと感じています。過去、紙の手帳から様々なツールを使ってきましたが、この度自分の使い方にあったものを作ってみようと思い、実際にスケジュールを作成しました。ただし、まだ作成中で1年分は完成していません。まずは1年分のフォーマットを完成させてそれから細かい点は修正していこうと思っています。
スケジュールの作成に当たって、改善したかった内容は大きく以下の3項目になります。
- 月次カレンダーの見直し
- 記入スペースの拡大
- 週間表示の削除
それぞれの詳細について確認します。
月次カレンダーの見直し
私の勤務は通常月曜日から金曜日となります。繁忙期以外土日の出勤はありませんので、土日はまとめて一つの枠にしました。これによって月～金のスペースを広げることができました。少々狭かった横幅を広げることによって予定の名前を長く書けるようになりました。土日もどちらかといえば作業が多いので、それほどスペースは多くなくても問題はありません。
月次ToDoの記入スペースの追加を上部に設けました。日にちごとのページにもToDoを記載するスペースを設けていますが、月次イベントに対してもToDoを書けるようにしました。これを日ごとのみにして、例えば月初めにToDoを記載すると、該当日の予定を開かない限り見る機会がなくなります。月次のページに設けることでその問題が回避できます。
上部のスペースが少なくなりましたので、先月、翌月のカレンダーは削除しました。一応、先月翌月に移動するボタンは設けましたが、ページ送りが使えるのであまり機能的ではないかもしれませんが、ボタンがあることでなんとなく安心感があります。
1点気になる点があります。それは、本体のページ移動を使わない限り、前後の月にしか移動できない点です。更新して入れ直すと1ページから開きます。今11月なので、表紙→4月・・・・11月まで送ってはじめてたどり着けます。月次ページに任意の月に移動できる機能があれば表示→4月→11月と移動できるようになります。次の改造はこの機能を追加したいと思います。
記入スペースの拡大
日次のページについても記入するスペースを増やしています。最上部にToDoを記入するスペースを追加しました。その日の最初にあらかじめ分かっているやるべきことを記入します。もし、前日に分かっている場合はあらかじめ翌日のスペースに記入しておきます。これでその日にやるべきことを確認できます。
時間ごとの予定のスペースを明確にしました。月次と同じ内容のことを記載しますので2回書くことにはなりますが、手書きのスケジュール帳と変わらない使い方になりますので仕方ない部分ではあります。
記入欄として、実施事項・メモと今後やること・計画で線を引いています。
実施事項・メモは、あらかじめ記入した予定に対しての話した内容やコメントなど記入します。そこにさらに、宿題事項などが発生した場合に今後やることの欄に書いていきます。枠があることで明示的に記載した内容を判別することができるようになりました。
特定の予定がない場合でも、その日実施した作業の内容を記載していきます。宿題が残った場合は今後やることに書いていきます。
一番下のスペースにメモを記入できる欄を設けています。あまり使っていませんが、その日感じたことなどを書けるようにしています。そのほかにもいろいろな使い方が出来ると思います。
追加ページの変更
pdfは所定の書式を記載することで、先頭ページを挿入ページとして使用することができます。このページも極力画面いっぱいまで使えるようにしました。
先頭に日付、タイトルを記入する欄を設けました。基本的には、日次の次ページに挿入することになるので、日付は不要かもしれませんが、このページを印刷するかもしれませんので日付を入れられるようにしました。
画面左1/4程度と右側で領域を分けています。左側に項目などを書いて右側のスペースに本文を記入します。例えば会議の議事録を書いたり、日次のページで書けなかったことなどを書いていきます。
やはり画面一番下にメモ欄を設けています。正直このスペースはどのように使うかは明確にしていません。作っておきながらあまり使っていないスペースになります。
週間表示の削除
今回のテンプレートには週間表示入れていません。正直、週ごとの表示は中途半端だからです。1週間の表示があったとしてもせいぜい時間と名前を書くのが精一杯で、日次のページのようにある程度詳細まで書けるスペースを設けることは難しいと思います。また、1週間の予定は月次のページで確認できますので、わざわざ1週間のみにする理由も見つかりません。さらに週間まで入れるとなると、月-週-日の3カ所に記入することになり無駄な時間を発生させることになります。
ということで、週間ページは今回の中に入れていません。極力シンプルにして思考するリソースを別のところに割り当てたいと思います。
今後の課題
月次のページでも述べましたが、月次のページから任意の月へ移動できるようにすることとなります。これでページをスムーズに移動することができるようになります。
追加ページのフォーマット
まとめてToDoを書きやすいようにできればと思います。状況によっては、ToDoのみをまとめて書きたいケースもあります。現状のフォーマットでは書きづらいところがあります。ファイルの構造上、追加ページのフォーマットは決まってきますので、1ページの中で工夫ができるかどうかです。
このテンプレートの扱いは今後考えていきたいと思います。