前回、クアデルノとスーパーノートのソフトウェアの比較をすると書きましたが、一旦置いておくこととしました。先に現状のクアデルノの使い方について紹介しようと思います。
１．はじめに
あらためて電子ペーパーを使おうと思った理由について再度触れたいと思います。大きくは以下の３点になります。
- プロジェクトノートの管理
- 機器マニュアルの運搬
- スケジュール帳
このうち、今回はスケジュール帳について、私の使い方を紹介します。
スケジュールの管理もプロジェクトノートの管理と同様にものすごく苦慮しています。以前として自分の中でこれがベストだという方法は見出せていません。これからも自分の仕事の進め方にあったものを探していくと思っています。
２．現状の問題点
まず、現状のスケジュール帳の問題点をあげたいと思います。今考えられることは以下の２点となります。
- 過去の予定を確認することが難しい。
- 会社のシステムと２重管理になってしまう。
１．これもプロジェクトノート同様です。年をまたいで実行されるプロジェクトの予定など確認する場合、前年のノートも必要になる場合があります。（少ないですけど）また、それとは関係なく過去の予定を見ることもありました。これを紙のノートで管理していましたが、引き出しが過去のノートでいっぱいになってしまってました。ただでさ少ない個人スペースがいつ使うか分からない過去のノートで占領されるのもどうかと。そこで、ScanSnapを購入してすべて取り込みました。（これはまた別の機会に）
たしかにデジタル化したデータはパソコンなどに保存可能ですが、ノートに書く→裁断機で裁断→ScanSnapで取り込みと３ステップ必要になります。そこそこの時間が必要になります。ちょっと効率的とは言えません。
もう１点過去の予定を確認することと何をやったかを記録しておくことも重要となってきます。月次の報告書を作成する場合、年度末の年間総括をする場合、日々の実施事項を記録しておくことで容易に振り返ることができます。さらに、ちょっとしたその日の感想を書くことでその時の精神状態なども振り返ることが出来ます。これがなかなか難しい。
数年間、ハードカバーのスケジュール帳を使っていました。１日１ページのものから１週間１ページのものまで試しましたが、長く使ったのは１週間見開き１ページ（左ページに１週間の予定、右ページにフリーページ）のものでした。可搬性と書くスペースのバランスが良かったことが理由です。
１日１ページのノートは分厚くて荷物を極力減らしたい私には向いていませんでした。ただし、書くスペースについては問題ありませんでした。土日など業務がないことが多くその分空白ページが発生します。
２．この項目については未だに解決策を見出せていません。メインで使っているアプリケーションついては外部スケジュールとの連携ができないため、手動でスケジュールを入力する必要があります。最近会社の電話がスマートフォンになりましたので、多少は良くなりましたが、休日の外出時に持ち歩きたくないので、完全に問題を解決できているわけではありません。
１と２は連動していますので、どちらかだけで解決ということにはならないです。
３．クアデルノの使い方
そんな時に電子ペーパーに出会いました。（実はその前にタブレット端末も使っていましたが、多機能過ぎてラインへ持ち込むには難しいところがありました。）スケジュール帳のような機能もあるとのことで使ってみました。とりあえず、自分が考えるスケジュール帳の使い方に関して色々と試行錯誤した結果、現状、以下のような使い方をしています。
a.月次表示
まず、月の予定を月次のカレンダーに記載します。時間と項目が分かればOKです。これで月全体の予定が把握可能です。スワイプすることで前の月、次の月へページを変えることができます。
右端の月の表示でも任意の月へ直接移動することが出来ます。
１週間ごとの左端にある黒参画をクリックすると、週表示に切り替えることが可能です。現状、週表示は使っていません。今のところ使い方が見つかりません。私が使うには少しスペースが狭いように思います。かといって、週表示をメインに使うには表示が少ないと思います。次週の予定も見たいし。
b.日表示
月表示の画面から日のエリアをクリックすると、日表示画面へ移動します。
始業前にその日の予定を転記します。さらに右側にその日実施すべき業務内容をチェックボックスを手書きにしてリスト化します。これを毎日行うことでその日のやるべきこと、どういう予定が入っているか確認することで１日の業務のイメージを立てることが出来ます。
さらに、予定の箇所に実施内容やコメントを書くことでその日実際に実施したことも併せて書くことができます。もし、会議で議事録が必要になれば、ページ挿入もできますので、１枚ページを追加することで翌日までの間に書くことができますので、ページを探す必要がなくなります。大体１日、スケジュールの日表示を開いてこの画面に色々と書いていきます。月表示のと行き来も簡単です。左上の月の名前の横にある三角をクリックすると移動できます。
突発で業務が入って、当日の予定が消化できなかった場合、リストの部分をコピーして翌日に貼り付けて改めて実施するようにしています。紙のノートではこのようなことは難しいと思います。システム手帳ですとページを後から追加できますので同じようなことは可能だと思います。繰り返しになりますが、この後スキャンが必要になります。
その一方で、紙のノートに字を書くことも嫌いではありません。とにかく字が下手なので、どうすれば上手くなるのかを考えたときに字を書くことにモチベーションを与えようと考え、万年筆で字を書くことにしました。ということで効率化の部分と"字をきれいに書く”との間で少々ジレンマに陥っています。
プロジェクトファイルは個別にファイルを作成して管理していますので、スケジュールとの関連付けを行うことは現状できていません。一時、他のカレンダーやDailyカレンダーなどのフォーマット調査や、自分でテンプレートを作成しようかとも考えましたが、このフォーマットに使い方を合わせています。逆にフォーマットがない方が使いやすいのかもしれません。
これで日々の業務は問題ありませんが、実は２．の２重管理であることに気が付いてしまった。これはまた別の機会に触れたいと思います。最後に操作時の動作について紹介します。